Мы кровно заинтересованы в переходе к полностью электронному документообороту

Не будет преувеличением сказать, что уже много лет направление систем электронного документооборота (СЭД) и управления корпоративными контентом (ECM) является одним из самых крупных и динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-отрасли. За двадцать лет своей современной истории программные средства, ориентированные ранее исключительно на учет бумажных документов и на применение узкой категорией сотрудников-делопроизводителей, превратились в системы, охватывающие практически все направления деятельности организации и поддерживающие работу большинства ее сотрудников. Тем не менее глубина проникновения ИТ в сферу управления документами и информационными ресурсами в нашей стране вряд ли соответствует быстро растущим потребностям заказчиков. Это видно, в частности, по тянущимся с начала нынешнего столетия разговорам о переходе к безбумажному документообороту, которые никак не реализуются на практике. Об итогах развития рынка СЭД/ECM за два десятилетия, о его достижениях и проблемах, о том, что можно и нужно делать для дальнейшего прогресса в этой сфере с Владимиром Баласаняном, председателем совета директоров и бессменным руководителем компании «Электронные офисные системы» (ЭОС), которая стояла у истоков формирования российской СЭД/ECM-отрасли, побеседовал обозреватель PC Week/RE Андрей Колесов.

PC Week: За прошедшие двадцать лет на рынке произошли гигантские изменения, и количественные, и качественные. Можно ли выделить какие-то основные этапы и ключевые события на этом пути?

Владимир Баласанян: Не уверен, что тут можно давать какие-то однозначные ответы. Дело в том, что для такого сложного и многогранного направления нет единственного тренда, который можно было бы разделить на какие-то отрезки. Есть целый набор векторов развития, каждый имеет свои этапы (хотя их выделение тоже очень непростая задача), и спроецировать их вместе на одну какую-то ось просто невозможно.

Если все же попробовать структурировать историю СЭД — на очень качественном уровне, то первый этап — это с начала 1990-х до кризиса 1998-го. Это был период проникновения ИТ в офисную среду организаций. Сначала появились первые ПК, на которых могли работать сами сотрудники, это был ограниченный круг сотрудников, но они могли работать на компьютерах сами, а не через ИТ-специалистов, как ранее. Потом ПК стало больше, их стали связывать в локальные сети. От компьютеризации отдельных рабочих мест мы перешли к автоматизации бизнес-процессов. Но все же нужно сказать, что тогда, в 1990-е, компьютерные сети были у довольно небольшого числа организаций, да и там они не использовались не для полноценной поддержки управления документами.

Почему я отметил в качестве реперной точки кризис 1998-го? Любой кризис заставляет задуматься. Та непростая для страны ситуация заставила задуматься о том, насколько и в каком качестве нужны компьютеры и локальные сети, и все поняли — они действительно нужны. И встала новая задача — их более широкого и при этом более эффективного применения. В общем, с начала нынешнего века использование ИТ в офисе стало массовым, их проникновение в сферу, которую тогда традиционно называли делопроизводством, началось ускоренными темпами.

Наверное, этот этап продолжался примерно лет десять, кстати, до следующего экономического кризиса (но уже общемирового), и сейчас мы находимся на третьем этапе развития, который характеризуется выходом задач управления документами далеко за пределы канцелярии и организационно-распорядительного документооборота (финансовая сфера, проектная документация, самый широкий спектр деловых процессов основной деятельности организаций), а также переходом от работы с реквизитами (метаданными) документов к работе с их содержимым. Разумеется, все это в сочетании с расширением круга конечных пользователей (практически все офисные сотрудники сегодня «компьютеризированы»), с переходом к мобильному образу деловой жизни, с началом использования облачных моделей применения ИТ.

Сейчас мы переживаем этап перехода от электронно-бумажного к полностью безбумажному, действительно электронному документообороту, от автоматизации отдельных участков работы предприятия к созданию единых корпоративных систем управления документами, от создания СЭД на уровне отдельной организации к обеспечению межкорпоративного/межведомственного документооборота.

PC Week: С момента зарождения рынка СЭД велись и до сих пор ведутся разговоры о национальных российских особенностях в сфере управления документами. Действительно ли наши различия с Западом настолько велики, что они влияли и влияют на характер использования ИТ, требуют разработки иных средств?

В. Б.: Различия, конечно, есть, но они все же постепенно стираются, сейчас они не столь существенны, как в 1990-е. Во-первых, мы тогда заметно отставали по масштабам использования ИТ в организациях, ПК были у нас доступны не такому широкому кругу сотрудников, как у них. В то время как на Западе уже могли с помощью ИТ охватить всю деятельность предприятия, мы же начинали автоматизацию с наиболее ответственных участков, одним из которых был организационно-распорядительный документооборот, обслуживающий руководителей предприятия. И вот тут уже играл роль второй фактор, наша «содержательная особенность» — в нашей стране традиционно вопросы управления документами являются более регламентированными, это касается и самих документов, и методов работы с ними. Поэтому мы вынуждены были начинать автоматизацию с обеспечения этих формализованных процедур, которые у нас объединяются термином «делопроизводство», в то время как в западных странах подходили к этим задачам со стороны создания архивов документов и обеспечения коллективной работы с ними. Эти различия в работе с документами были действительно серьезными и потребовали создания специальных средств, которые получили название СЭД. До сих пор, правда, у нас нет общепринятого определения термина СЭД, и часто его считают синонимом международного термина ECM.

Что касается вопроса о том, какие средства использовать — российских или западных разработчиков, то нужно понимать, что зарубежные продукты сами по себе не содержат функционала, необходимого для управления документами по российским регламентам. Это функционал нужно создавать самим и делать это можно или в формате заказного проекта или в виде готового тиражного решения. Разумеется, тиражные решения с возможностью их адаптации и расширения под конкретные нужды заказчиков имели явные преимущества (в том числе по стоимости и срокам внедрения), что и предопределило то, что на этом рынке ведущую роль играли и продолжают играть именно российские разработчики.

PC Week: Разговоры о переходе к безбумажному документообороту начались лет пять или даже десять назад, но на практике он до сих пор так и не воплощен. Вам не кажется, что процесс этот слишком затянулся? Почему он оказался таким сложным и что можно сделать, чтобы его ускорить?

В. Б.: Да, проблема такая есть, более того, она, наверное, является ключевой для нашего рынка, это один из главных тормозов на пути его развития. Действительно, у нас до сих пор основным, полностью узаконенным, является бумажный документооборот, электронный выполняет чаще всего вспомогательную, поддерживающую функцию, которая, надо сказать, существенно помогает организациям в повышении эффективности их работы. Хотя, конечно, это что-то вроде использования гибридных автомобилей, уже не бензиновые, но еще не электрические. В последнее время появляются возможности для более широкого внедрения полностью электронного документооборота, но многие заказчики не торопятся испытывать на себе новшества законодательных требований, которые сами по себе довольно запутанные и порой противоречивые.

Главной проблемой, как мне кажется, является то, что наши нормативно-законодательные требования уже давно отстают от возможностей современных ИТ и от реальных потребностей клиентов в применении ИТ. Свою роль тут сыграла сильная, возможно даже излишняя регламентированность сферы документов, которая, с одной стороны, мешала организациям самостоятельно и оперативно решать возникающие у них проблемы, а с другой — в силу сложности и запутанности законодательства мешала его обновлению.

PC Week: Я давно слежу за процессом нормотворчества в нашей стране, и вот какой момент меня неизменно удивляет: мы, кажется, совершенно не изучаем имеющийся передовой мировой опыт, как в других странах решены задачи, которые нам еще только предстоит решить, постоянно «изобретаем велосипед». Что вы скажете по этому поводу?

В. Б.: Меня тоже это удивляет и сильно беспокоит. Ведь сотрудники нашей компании давно и очень серьезно изучают и обобщают зарубежный опыт, много лет на эту тему публикуются статьи, мы постоянно докладываем эти вопросы на различных конференциях, приглашаем в нашу страну ведущих мировых экспертов, которые рассказывают о своем опыте. Но порой создается впечатление, что это интересует только нас самих.

Я сам регулярно стараюсь знакомиться с тем, что и как делается в других странах. Например, еще изучал ситуацию в Италии. Еще несколько лет назад они просто сняли все ограничения на использование электронных документов внутри организаций, и бумага в них как-то сама собой почти исчезла. Например, в Банке Италии, как мне говорили, нет ни одного принтера. В этой стране мне удалось познакомиться также с любопытным почтовым сервисом, преобразующим обычную бумажную корреспонденцию в электронный вид: ваша компания подписывается на такой сервис, вся бумажная почта поступает в этот сервис, там она сканируется, в том числе с возможностью оцифровки данных с использованием распознавания образов (разного рода реквизиты документов и их содержимое, включая числовые данные), полученные электронные документы, подписанные электронной подписью, отправляются на электронную почту заказчика, а бумага просто измельчается и уходит на переработку.

Мне кажется, что у нас процесс перехода к безбумажному документообороту не просто затянулся, а создает уже реальную угрозу для прогресса в области использования ИТ. Получается такой парадокс: применение ИТ приводит к росту сложности документооборота в организациях. И речь идет не только о дублировании и необходимости синхронизации бумажных и электронных потоков. Усложняется сами бумажные процессы, поскольку ИТ позволяют реализовать любые «хотелки» заказчика, причем порой возникающие на уровне отдельных подразделений или даже сотрудников. Самый простой пример: объем «бумаги» в организациях вырос в десятки или даже в сотни раз по сравнению с докомпьютерными временами. Почему? Во многом потому, что раньше производство документов было ограничено возможностями рукописного их создания и числом машинисток в организации, а сейчас один лазерный принтер может изготовить столько документов, сколько было не под силу целому машбюро.

PC Week: На рынке бытует мнение, что в решении этих вопросов не очень заинтересованы сами разработчики и внедренцы СЭД, поскольку это снизит ценность их собственный продуктов и услуг. Ведь если перейти от бумажно-электронной схемы к чисто электронной, то стоимость проектов упадет как минимум в два раза.

В. Б.: Это совершенно неверное представление. Это все равно, что «вливать молодое вино в старые мехи». Вместо того чтобы создавать новые автомобили, заниматься бесконечным усовершенствованием старых. Эти, по большому счету, бесплодные усилия сдерживают расширение рынка, резко снижают нашу конкурентоспособность по сравнению с зарубежными поставщиками. Мы как раз кровно заинтересованы в скорейшем переходе к реальному электронному документообороту, поскольку это поможет нам двигаться вперед и расширять объемы нашего бизнеса.

PC Week: Почему же эти проблемы у нас не решаются? Кто должен быть драйвером в решении подобных вопросов: государство как регулятор, разработчики решений, заказчики?

В. Б.: Специфика нашей страны заключается еще и в том, что тут главную роль играет как раз регулятор, мы со своей стороны можем только ему помочь. Чем наша компания давно и активно занимается. Мы постоянно участвуем в самых разных пилотных государственных проектах, где апробируются новые регламенты и технологии управления документами, участвуем в работе различных структур, занимающихся совершенствованием нормативно-законодательной базы, предоставляем и публикуем результаты проводимых нами по собственной инициативе исследований, в том числе по изучению и обобщению зарубежного опыта.

Мне кажется, что как раз сейчас мы подошли к тому критическому рубежу когда насущные проблемы развития российского рынка СЭД/ECM все же должны быть решены. Вопрос «созрел» как в плане реальных потребностей экономики страны в его решении, так и готовности технологий и средств. Во всяком случае, про свою компанию я могу сказать точно, что мы уже давно — и технологически и методически — готовы к переходу к полномасштабной работе с электронными документами.

PC Week: Спасибо за беседу.