Стратегическое управление закупками или как повысить эффективность

Всего несколько лет назад никто даже и не думал про электронные торги и автоматизацию закупок. Сегодня это уже обыденность. «Электронные торговые площадки» - это тема нулевых годов 21 века. Сейчас мы приближаемся к середине второго десятилетия, и особое значение в деятельности компаний приобретает «эффективность».

Ну, разве электронные торговые площадки не позволяют повысить эффективность предприятий? – Позволяют. Почти каждая электронная площадка предлагает статистику снижения начальной цены на 15-50%. Но достаточно ли этого? – Однозначно нет. К тому же, если сравнить стоимость закупки не с начальной ценой, а с ценой на необходимые закупочные позиции в розничных магазинах (в т.ч. интернет-магазинах) или при заказе без проведения конкурсных процедур, статистика не будет столь радужной.

Тенденции в управлении закупками

В настоящее время в России складывается интересная ситуация, когда передовые предприятия от закупок на электронных торгах переходят к стратегическим закупкам и управлению товарными категориями, минуя стадию внедрения систем управления взаимоотношениями с поставщиками (SRM). Хотя эту стадию проходили большинство передовых стран мира. Естественно, SRM-система является частью системы стратегических закупок, но проникновение последней в бизнес-процессы предприятия гораздо глубже. В последнее время количество заказчиков подобных систем неуклонно увеличивается.

С чем связана эта тенденция? Как я отметил ранее, с необходимостью повышения эффективности. Отложенный спрос перестал быть драйвером роста. Производственные мощности загружены, а безработица находится на объективно низком уровне. После вступления в ВТО Российский рынок открыт для внешней конкуренции. Опережающий рост заработной платы и иных издержек снижает конкурентоспособность российских предприятий. И единственным способом выжить и увеличить прибыльность становится повышение эффективности.

Как повысить эффективность?

Чтобы повысить эффективность предприятия, необходимо эффективно приобрести входящие ресурсы (материалы, комплектующие, энергию, услуги и т.п.) и эффективно добавить стоимость. Да, закупки на электронных торгах во многих случаях позволяют снизить стоимость приобретаемых ресурсов. Но можно ли эффективно приобрести ресурсы у неэффективного поставщика? Вот здесь и появляется ниша для стратегических закупок.

Предквалификация и отбор поставщиков

В первую очередь, заказчик должен создать пул эффективных поставщиков по каждой ключевой товарной группе. Обычно это достигается проведением непрерывной предварительной квалификации поставщиков. По каждой ключевой товарной группе формируется отдельный перечень квалификационных критериев. Предварительный отбор производится на основании ответов поставщика на квалификационные вопросы. В рамках предварительного отбора происходит знакомство заказчика со структурой бизнеса его потенциального поставщика. При этом заказчик выясняет не только, способен ли поставщик обеспечить необходимую номенклатуру, качество и объемы, но и возможности повышения эффективности своего контрагента.

Способы повышения эффективности поставщика

Наиболее доступным для заказчика способом повышения эффективности поставщика является снижение затрат последнего на участие в закупочных процедурах. Например, нет необходимости требовать от поставщика предоставления бумажных копий документов: 63-ФЗ предоставляет достаточную юридическую базу для совершения всего документооборота в электронном виде. Нет смысла требовать от поставщика общедоступную информацию, такую как выписки из госреестров: развитая информационная система запросит необходимую информацию у первоисточника. Обычно нет смысла устраивать излишне сложные закупочные процедуры, с множеством доторжек и переторжек: поставщик заложит в первоначальное предложение необходимый запас и не факт, что цена в результате переторжек будет лучше, чем при проведении простой процедуры. Как правило, нет необходимости устанавливать обеспечение участия в торгах и исполнения контракта: обеспечение наносит удар по оборотному капиталу поставщика, неизбежно повышая стоимость поставки. В то же время, потеря хорошего заказчика является для эффективного поставщика (а мы отбираем именно таких) гораздо более страшной, чем потеря обеспечения. Интеграция с информационными системами ключевых поставщиков, автоматизация управления договорами и расчетами также, безусловно, способны повысить эффективность поставщика. И самое главное, давайте поставщику выиграть. Эффективный поставщик не будет бесконечно участвовать в ваших торговых процедурах только для того, чтобы обеспечить вам конкуренцию. Очень скоро он найдет других заказчиков. И тогда ваш любимый поставщик обязательно воспользуется своим монополизмом.

Есть масса других способов влияния на эффективность поставщиков от участия в формировании его продуктовой линейки до способствования расширению его клиентской базы, предоставления финансирования и даже вхождения в капитал.

Оптимизация закупочной рутины

Повышение эффективности создания добавленной стоимости также неотделимо от эффективных закупок. Прежде всего, необходимо повысить производительность труда. Для этого необходимо применение современных технологий, что сопряжено с приобретением оборудования и инвестиций в основной капитал.

С другой стороны, необходимо минимизировать участие работников в рутинных операциях, в том числе и в области закупок. Не перечисляя всех возможностей, приведем пару примеров оптимизации закупочной деятельности, находящихся традиционно вне области влияния отдела закупок. Например, автоматизация формирования потребностей с учетом складских запасов позволяет высвободить немало рабочего времени, а централизация закупок обеспечивает существенную экономию за счет объемных скидок.

Кроме того, огромным ресурсом для снижения затрат на закупки является приобретение офисных принадлежностей и другой мелочевки, необходимой для обеспечения деятельности сотрудников предприятия. Речь идет о тех товарах, стоимость которых мала по сравнению с затратами на их приобретение. Существует ряд подходов к решению этой проблемы от полной передачи этой функции на аутсорсинг до построения системы мгновенного заказа и автоматических расчетов, доступной на самых нижних уровнях производственной иерархии (каждому сотруднику или, как минимум, каждому начальнику отдела).

Таким образом, закупочная деятельность пронизывает все предприятие, а ее автоматизация позволяет существенно повысить эффективность. Системы стратегических закупок и управления товарными категориями дают необходимый инструмент для вывода предприятия на новый уровень. Подобные системы являются уникальными: для их проектирования и разработки необходимо понимать бизнес конкретного предприятия и правильно выбирать необходимые инструменты. И это действительно интересно.